Besser Arbeiten

Verbessere deine Arbeitsabläufe mit der Kata Methode

Kata Methode

Geht das nicht noch besser?
Besonders wir Selbstständigen und Unternehmer versuchen, Prozesse immer noch weiter zu verbessern. Entweder, um die Ergebnisse zu verbessern, oder um den Weg dorthin zu vereinfachen.

Eine sehr gute Methode für solche Verbesserungen ist Kata.

 

Der Begriff Kata Methode kam durch Mike Rother in den Westen. Er forschte zehn Jahre lang beim Autobauer Toyota und analysierte, was die Japaner so erfolgreich macht. Toyota war immerhin jahrzehntelang Weltmarktführer im PKW-Bereich.

Rother erkannte, dass Toyota ein Instrument eingeführt hatte, das eine ständige Weiterentwicklung und Verbesserung der Mitarbeiter und der Produkte ermöglichte.

Das Instrument ist die Kata.

Kata ist japanisch und bedeutet „Vorschrift, Muster, Abdruck, Schablone“ (Wikipedia). In den ostasiatischen Kampfkünsten wird damit „eine genau festgelegte Abfolge von Bewegungen“ (Wikipedia) beschrieben.

Daraus lässt sich schon ableiten, dass Kata eigentlich keine Methode, sondern die Entwicklung einer Routine ist.

Toyota hat zwei Katas, die Verbesserungskata und die Coachingkata.

Während sich die Verbesserungskata auf eine Entwicklung der Prozesse und Produkte bezieht, ist die Coachingkata die Art und Weise, wie Mitarbeiter weiterentwickelt werden.

 

Coachingkata

Die Coachingkata vermittelt dabei, wie Mitarbeiter die Verbesserungskata lernen. Bei Toyota ist die die Kata eine gelebte Routine. Sie ist so fest im Arbeitsalltag verankert, dass die älteren Mitarbeiter die jüngeren automatisch coachen und ihnen die Prinzipien der Katas so beibringen.

 

Verbesserungskata

Die Verbesserungskata kann dabei sowohl auf Produktionsprozesse als auch auf Dienstleistungen angewandt werden.

 

Fünf Fragen der Verbesserungskata

Die Verbesserungskata baut auf fünf Fragen auf, die jeder Mentor seinem Mentee stellt. Es ist wichtig, diese fünf Fragen immer in der vorgegeben Reihenfolge zu stellen. Nur so ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung möglich.

Die Fragen sind:

  1. Was ist der Ziel-Zustand?
  2. Was ist der aktuelle Ist-Zustand?
  3. Welche Hindernisse liegen zwischen dem Ist- und dem Ziel-Zustand?
  4. Auf welchem einen Hindernis liegt jetzt der Fokus und was ist der nächste Schritt?
  5. Wann können wir uns ansehen, was du aus dem letzten Schritt gelernt hast?

 

1. Ziel-Zustand

Mentor und Mentee haben zusammen eine Situation erkannt, bei der Verbesserungspotenzial besteht. Sie legen zusammen fest, wie der Zustand zukünftig sein soll. Diesen Ziel-Zustand halten sie schriftlich fest.

2. Ist-Zustand

Im Anschluss betrachtet der Mentee den aktuellen Zustand im Detail und hält diesen ebenfalls schriftlich fest. So kann er Ist- und Ziel-Zustand nebeneinander legen und vergleichen.

3. Hinderungsgründe

Der Mentee vergleicht die beiden Zustände und arbeitet die Gründe heraus, warum der Ziel-Zustand aktuell noch nicht erreicht wird.
Dabei wird er wahrscheinlich verschiedene Probleme erkennen.

4. Konzentration auf ein Problem

Aus den in Punkt 3 genannten Gründen sucht sich der Mentee jetzt einen aus, den er ändert. Der Sinn dabei ist es, einen klaren Ursache-Wirkungs-Zusammenhang zu erkennen. Da er nur einen Hinderungsgrund ändert, kann er diesen Zusammenhang klar belegen.

An diesem Punkt kommt dann der PDCA-Zyklus ins Spiel. Dazu gleich mehr.

5. Zeitliche Festlegung

Mentor und Mentee legen einen Zeitpunkt fest, an dem sie sich gemeinsam das Ergebnis von Punkt 4 ansehen. Eine solche zeitliche Fixierung ist wichtig, damit der Prozess auch wirklich vorangetrieben wird und nicht wieder in Vergessenheit gerät. Der Zeitpunkt sollte entsprechend möglichst kurzfristig gewählt sein, ohne den Mentee dabei unter Stress zu setzen.

 

PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus (oder auch Demingkreis) ist ein elementarer Bestandteil jeder Verbesserungskata. Er bildet die praktische Umsetzung der gesamten theoretische Planung. PDCA steht dabei für Plan, Do, Control, Act.

Quelle: Wikimedia

Plan:
Der Mentee hat sich auf ein Problem konzentriert. Zur Lösung dieses Problems macht er jetzt einen Vorschlag. Das ist sein Plan.

Do:
Der Mentee führt diesen Plan aus. Wichtig ist, dass er dabei schnell realisierbare und einfache Mittel verwendet.

Control:
Nach der Durchführung kontrolliert er das Ergebnis. Das umfasst mehr als ein reines „Hat geklappt“ oder „Hat nicht geklappt“. Er untersucht im Detail, was durch die Änderung passiert ist und ob es zum Erreichen des Ziel-Zustandes geführt hat.

Act:
Wenn der gewünschte Zustand erreicht ist, wird die neue Handlungsweise auf alle vergleichbaren Prozesse angewandt.

Ist der Zustand noch nicht erreicht, beginnt der Zyklus wieder von vorne. Dabei überprüft der Mentee, ob ihn die gerade geprobte Veränderung näher an den Zielzustand gebracht hat. Falls ja, behält er sie bei und widmet sich einem anderen Problem. Falls nein, fängt er wieder von vorne an.

Dieser Zyklus wird wiederholt bis das Problem gelöst ist. Dabei ist es wichtig, den „Do“-Teil schnell auszuführen. Es sollen an dieser Stelle nur Schritte geändert werden, die man kurzfristig durchführen und überprüfen kann.

Je nach Problem ist eine Überprüfung durch den Mentor zweimal am Tag, aber mindestens einmal täglich sinnvoll. Was auf den ersten Blick wie übermäßige Kontrolle aussieht, ist ein wichtiger Baustein der Weiterentwicklung. Durch den engen Zeitplan bleiben Mentor und Mentee beide gedanklich im Thema und müssen sich nicht jedes Mal neu einarbeiten. Zudem wird der Veränderungsprozess auch wirklich vorangetrieben. Ein jeder von uns kennt schließlich die Prozesse, die einmal angestossen und danach nie wieder verfolgt wurden.

 

So gelingt die Verbesserungskata

  1. Grundlegende Voraussetzung für das Einführen einer Verbesserungskata ist eine offene Unternehmenskultur. Die Vorgesetzten und die Mitarbeiter müssen zudem an einer dauerhaften Verbesserung interessiert sein. Es bringt nichts, wenn die Kata von der Geschäftsführung ausgegeben wird, die Mitarbeiter aber überhaupt kein Interesse an einer Weiterentwicklung haben.(Man sollte sich aber auch fragen, ob man die richtigen Mitarbeiter hat, wenn sie nicht an einer Verbesserung des Unternehmens interessiert sind. Oder die richtigen Chefs, wenn sie nur von oben herab bestimmen.)
  2. Die zweite Voraussetzung ist ein respektvolles Verhältnis zwischen dem Mentor und dem Mentee, also dem der gecoacht wird.Ein ganz wichtiger Teil der Verbesserungskata sind die vom Mitarbeiter gemachten Vorschläge zur Verbesserung. Diese Vorschläge werden im Prozess getestet (dazu gleich mehr). Sehr wahrscheinlich werden sich bei den Tests einige oder viele Vorschläge als nicht zielführend erweisen. Davor darf der Mentee keine Angst haben und der Mentor darf ihm keine machen. Nur wenn sich der Mentee traut, neue Dinge auszuprobieren die vielleicht auch mal nicht klappen, kann die Verbesserungskata überhaupt funktionieren.
  3. Die dritte Voraussetzung ist das lösungsfreie Führen des Mentors. Damit ist schlicht und einfach gemeint, dass der Mentor die Klappe hält. Er darf selber keine Lösungen für ein Problem vorschlagen. Im besten Falle macht er noch nicht mal irgendwelche Andeutungen. Der Mentee muss selbstständig Vorschläge machen. Zu oft schlägt der Mentor – der häufig ein Vorgesetzter ist – selber eine Lösung vor. Der Mentee fühlt sich dann allzu häufig verpflichtet, diese Lösung zu berücksichtigen oder direkt anzuwenden. Dadurch wird ihm aber die Chance genommen, selber an diese Möglichkeit zu denken. Entsprechend sieht er das Ergebnis als Ergebnis des Mentors und nicht als sein eigenes.
    So wird erstens seine Motivation und zweitens seine Entwicklung gebremst.
  4. Der Mentee muss Sorgen und Ängste äußern dürfen. Jede Veränderung bringt eine neue Situation mit sich. Neue Situationen wirken auf manche Menschen einschüchternd, teilweise sogar bedrohlich. Diese Gefühle muss der Mentee äußern dürfen und der Mentor sollte sie Ernst nehmen.
  5. Nicht jeder Vorschlag bringt sofort eine Lösung. Das zu verstehen, ist ebenfalls eine wichtige Voraussetzung. Fehler machen ist also erlaubt. Auch wenn der Vorschlag nicht zu einer Verbesserung führt, so bringt er dem Mentee immer ein besseres Verständnis des Prozesses. Dadurch kann er wieder über neue Lösungswege nachdenken und schlussendlich die gewünschte Verbesserung erreichen.

 

Lass es dir gut gehen,

Stephan

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